Les demandes se font depuis le formulaire de demande d’estimation : Lien du formulaire

A chaque demande réalisée, le tableau Contrat de maintenance  est actualisé puis dupliqué dans le dossier drive Soumission.

Un mail d’estimation reprenant le résultat TTC est envoyé automatiquement au demandeur, le chargé de traitement est également notifié à titre indicatif.

Le demandeur peut cliquer sur « Demander un devis » afin que le chargé de traitement, soit notifié confirme les informations avec le client et génère le devis. (Définir le chargé de traitement des demandes).

Si le montant n’est pas renseigné dans le tableau Tarifs, un mail de demande d’estimations est envoyé au chargé de traitement :

1. Copier l’expression (ex: PAC+ VMC + THERM)
2. Se rendre dans le tableau Tarifs
3. Faire CTRL + F puis coller l’expression
4. Si l’expression n’existe pas alors la renseigner à la suite des autres expressions
5. Renseigner les tarifs maintenance et entretien
6. Cliquer sur le bouton « Terminer l’estimation »
7. Un mail sera envoyé avec le tarif renseigné

Contact client et envoi du devis

1. Cliquer sur le lien du formulaire de demande
2. Cliquer sur l’encart bleu « Pour commencer cliquez ici »
   1. Une autorisation est requise, cliquez sur Ok
   2. Sélectionnez votre compte Google
   3. Cliquer sur Paramètres avancés
   4. Cliquer sur Accéder à Contrat de maintenance (non sécurisé)
   5. Cliquer sur Autoriser
3. Vérifier les informations et confirmer par téléphone avec le client (Retrouver les formulaires ici).
4. Inscrire son adresse postale
5. Demander si elle est identique à l’adresse de facturation, sinon changer dans l’onglet Facturation
6. Renseigner son moyen de paiement préférentiel
7. Modifier les informations au besoin à travers les menus déroulants ou en écrivant manuellement si le menu ne se présente pas.
8. Cliquer sur le bouton Actualiser pour inscrire les informations des menus déroulants dans sa cellule.
9. Générer le devis
10. Une page devrait s’ouvrir en indiquant que le devis a été envoyé.

Demande de paiement

La demande de paiement se fait à la suite de la signature du devis :

1. Si le moyen de paiement choisi est le virement bancaire, la demande de renseignement des coordonnées bancaires se font à la suite de la signature du devis.
2. Si le client souhaite payer par carte, alors il faudra attendre que la date de rendez-vous soit fixée afin de cliquer sur « Demander le paiement » dans l’onglet facturation
3. Quand le mandat est signé, celui-ci est automatiquement envoyé à Virginie Raballand.
4. Lorsque le paiement par carte est réalisé, le chargé de traitement et le service comptabilité est notifié. Le virement de ces transactions se font le premier jour ouvré de chaque mois.